Te veel keuzes (Communicatie & Collaboratie tools)

Het laatste jaar is het gebruik van Microsoft Teams enorm gestegen. Dit is Microsofts derde poging om voet aan de grond te krijgen op de markt van collaboratie en communicatie tools. Een recent onderzoek van Spiceworks toont aan dat Teams concurrent en marktleider Slack voorbij is. Dit is een hele prestatie in een korte tijd.

Yammer vs Skype vs Teams

Terugkijkend op de soort initiatieven die Microsoft op dit gebied heeft gehad blijkt dat er meerdere afkomstig zijn uit externe aankopen. Zo is in 2012 $1.2 miljard betaald voor het platform van Yammer. Dit heeft op een klein gebied wel wat tractie gehad, maar is nooit uitgegroeid tot wereldwijde standaard.

Daarvoor heeft Microsoft in 2011 nog eens $8,5 miljard neergelegd voor Skype. Skype wordt voornamelijk als (Audio en Video) Chat applicatie in de markt gepositioneerd. En uiteindelijk komt men in 2016 met een eerste versie van Microsoft Teams op de Markt. Volgens de verhalen, nadat Satya Nadella & Bill Gates hebben besloten dat het kopen van Slack voor $8 miljard geen goed idee is. Ze kunnen tenslotte ook zelf iets ontwikkelen.

Uiteindelijk heeft Microsoft dus bijna $10 miljard uitgegeven, hebben ze drie verschillende producten, en is de propositie wanneer men welk product moet gebruiken op zijn best vaag. Als we een aantal features naast elkaar zetten zien we het volgende:

[table id=3 /]

Deze 3 applicaties zitten toch sterk in elkaars vaarwater. We weten dat Yammer meer in de Messaging hoek zit en Skype meer in de Audio/Video hoek. Teams daarentegen kan eigenlijk beide. Skype biedt wel een aantal functies voor instant messaging, maar het is duidelijk dat het geen applicatie is waar het hebben van tekst conversaties met meerdere personen de belangrijkste feature is. De feature “call-in functions” gaat over het bieden van de mogelijkheid om deel te nemen aan een meeting met een extern telefoonnummer. Zowel Skype als Teams biedt deze optie maar het is vanuit Teams wel eenvoudiger om connectie te maken naar je bestaande telefonie infrastructuur.

Teams heeft hiernaast nog een aantal andere leuke nuttige features, denk bijvoorbeeld aan het wisselen van device (laptop naar mobiel) tijdens een meeting of een blur van je video achtergrond, als je niet wilt dat tekeningen van de kinderen aan de muur of erger nog de gestolen van Gogh zichtbaar is.

Microsoft positioneert Teams duidelijk als de opvolger van Skype for Business maar er is nog geen end-of-life datum voor Skype for Business aangekondigd. Meer informatie over een upgrade naar Teams is hier te vinden. Het is duidelijk dat als je nu gebruik maakt van Yammer of Skype for Business dat Teams de way forward is.

Teams vs Slack

Uiteindelijk is Teams begonnen als directe concurrent van Slack en niet de reeds beschikbare Microsoft tools. Dus wat een interessante vraag is: wat is het verschil tussen Slack en Teams?

[table id=4 /]

Microsoft heeft goed gekeken naar Slack en ze hebben strategische keuzes gemaakt om op een aantal punten een beter product te bieden. Beide hebben 3 verschillende betaal modellen waarbij de kosten elkaar op het eerste gezicht niet veel ontlopen, maar Teams is onderdeel van het Office 365 plan waarbij men Teams er dus “gratis” bij krijgt. Qua features biedt Teams ook meer dan de set van Slack.

Maar ondanks dat het heel veel features biedt zijn er zeker nog dingen die missen of nog niet helemaal af voelen. Een voorbeeld hiervan is de mobiele app. Deze heeft zo nu en dan aanmeldissues waarbij de app aangeeft dat je geen onderdeel uit maakt van een organisatie terwijl dit wel het geval is. De Windows 10 app werkt beduidend beter, maar claimt wel aanzienlijk resources. Dus er zijn nog zeker zaken te verbeteren. Ondanks deze tekortkomingen is Teams inmiddels een behoorlijk volwassen product, en zeker de overweging waard indien men de keuze moet maken.

Slack is een tool die een grote userbase heeft en ook zeer veel integratiemogelijkheden biedt met andere tools. Op dit gebied heeft Teams nog wel wat in te halen, maar worden er ook grote stappen gemaakt.

Conclusie

Goed, we hebben een aantal zaken op een rijtje gezet maar wanneer kiezen we nu welke tool? Ik gebruik zelf het onderstaande flow diagram om de keuze te beargumenteren.

Deze keuze blijft vaak toch enigszins arbitrair en een gevoelskwestie, omdat het tools zijn waar men dagelijks mee werkt en verknocht aan is geraakt. Het überhaupt hebben van een collaboratie en communicatie tool in zijn algemeenheid is wellicht de allerbelangrijkste keuze.