Implementatiemanager Versnellen Digitalisering Toegankelijke Dienstverlening (WMEBV) – Den Haag

De dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) van de gemeente Den Haag verbetert de digitale toegankelijkheid voor inwoners en ondernemers en wil voldoen aan de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV). Het eerder dit jaar gestarte project versnelt dit door oplossingen minder als maatwerk en meer met standaardconfiguraties te ontwikkelen, testen en implementeren: meer synergie, lagere kosten en sneller impact voor inwoners.

Het project omvat een zaaksysteem voor 22 bedrijfsprocessen, een compliant e-mailoplossing, 12 nieuwe formulieren en verbetering van de toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid van 25 online aanvraagformulieren. De UX verbetert door een betere interface, ondersteuning van aanvragers, voorinvullen, open banking en de ID-wallet. Het project benut bestaande gemeentebrede oplossingen en intergemeentelijke samenwerking vanuit de principes van Common Ground. Daarbij borgt het de samenhang met het platform Online dienstverlening en Team Online en werkt het samen met teams en stakeholders binnen SZW en de gemeente.

Na de ontwerpfase verschuift de opgave naar testen en realiseren: pilots, implementatie van standaarden, organisatiebrede adoptie en gebruik, en realisatie van de business case. De huidige externe projectleider stopt per 1 november 2026. De opvolging vraagt vooral continuïteit in overzicht, samenhang en voortgang, naast vakkennis.

Doel van de functie
De implementatiemanager zorgt dat de generieke oplossingen uit de business case worden ingevoerd en gebruikt in de uitvoering van SZW. De opdracht verbindt ontwikkeling, implementatie en besluitvorming en omvat zowel de bredere versnelling van digitaal toegankelijke dienstverlening als WMEBV-implementatie.

Beoogd resultaat: een samenhangende implementatie met geëvalueerde pilots, onderbouwde uitrolbesluiten en georganiseerde invoering en gebruik per domein. Eigenaarschap en borging in de lijn zijn vastgelegd; voortgang, WMEBV-compliance, effecten en baten  zijn inzichtelijk.

Concreet betekent dit:

·       Projectregie. Eindverantwoordelijk voor samenhang, scope, planning, afhankelijkheden en risico’s van zaaksysteem, e-mailoplossing, nieuwe en verbeterde formulieren en technologieën. Product owners bepalen inhoud en oplevering; de implementatiemanager voert de overkoepelende regie.

·       Implementatie en adoptie. Organiseert met decentrale multidisciplinaire teams en uitvoerende afdelingen de toepassing van standaarden en voorzieningen in de domeinen: van pilot via uitrol naar borging in de lijn, met nadruk op invoering en gebruik buiten het eigen team.

·       Besluitvorming. Organiseert via onder meer PO-overleg en directie besluiten over pilotevaluaties, go/no-go voor uitrol en tertiaalprioriteiten, steeds met eigenaar en datum.

·       Gezicht van het project. Draagt visie, resultaten en beschikbare oplossingen uit, verduidelijkt de meerwaarde en bouwt draagvlak bij domeinmanagement en directie, gericht op impact voor Haagse inwoners en SZW-medewerkers.

Positionering
De implementatiemanager valt onder Digitalisering, werkt vanuit een SZW-breed multidisciplinair team en verbindt dienstverlening, uitvoering, concern en IT. Stakeholders:

·       Manager Digitalisering (opdrachtgever). Stuurt de implementatiemanager aan, is verantwoordelijk voor het ICT-portfolio van SZW.

·       Product owners van 5 multidisciplinaire teams binnen SZW. Verantwoordelijk voor inhoud, backlog en oplevering van oplossingen en/of voor implementatie en gebruik in de eigen uitvoering.

·       Adviseur digitalisering en scrum master. Procesbegeleiding, werkwijze en tertiaalplanning.

·       Concernpartners (gemeentebreed): Team Online, Team Formulieren, het platform Online dienstverlening, ICT en Automatisering (I&A), architectuur, privacy en security. De implementatiemanager stemt afhankelijkheden en hergebruik van oplossingen af met deze partners en verbindt dit met intergemeentelijke samenwerking vanuit Common Ground.

·       Control SZW. Dekking, tertiaalrapportage en realisatie business case.

·       Leveranciers: Ritense (zaaksysteem), Maykin (formulieren), leverancier e-mailoplossing.

Concrete taken en verantwoordelijkheden
De manager Digitalisering mandateert de implementatiemanager voor uitvoering, voortgangsbewaking en voorbereiding van keuzes. Prioriteringsvoorstellen bij knelpunten gaan naar de opdrachtgever; de directeur Dienstverlening & Kwaliteit beslist over fasering en middelen.

1. Projectregie en samenhang
·       Bewaakt het totaaloverzicht van initiatieven voor digitale toegankelijkheid en WMEBV-compliance.

·       Structureert het werk in heldere opdrachten voor team- en projectleden, met concrete resultaten, verantwoordelijkheden en afspraken. Zorgt voor vastlegging in Jira, zodat voortgang, afhankelijkheden en knelpunten transparant en bestuurbaar zijn.

·       Brengt afhankelijkheden tussen organisatieonderdelen binnen en buiten SZW en gemeentebrede productroadmaps in beeld.

·       Bewaakt scope, planning, budget en risico’s; stuurt per tertiaal en rapporteert via de ICT-Obeya en tertiaalrapportage, de bestaande ICT-overleg- en rapportagestructuur.

·       Bereidt samen met de product owners, de adviseur digitalisering en de scrum master de PI-/tertiaalplanningen voor en organiseert tijdige aanvragen voor de benodigde implementatiecapaciteit en expertise bij de expertisecentra van I&A en D&K. Stemt de inzet vanuit I&A af met de i-adviseur voor I&A.

·       Legt prioriteringsvoorstellen bij capaciteits- of besluitvormingsknelpunten voor aan de opdrachtgever.

2. Implementatie en adoptie
·       Organiseert standaardoplossingen per domein: invoeringsplanning, eigenaarschap en veranderingen voor medewerkers.

·       Zorgt met Communicatie en Training & Coaching voor implementatiehandleidingen, onboarding en adoptiemateriaal.

·       Stuurt op gebruik en naleving van standaarden en toont de resultaten.

·       Organiseert de overgang van pilots naar duurzame oplossingen en borging in de lijn.

3. Stakeholdermanagement en besluitvorming
·       Stemt structureel af met opdrachtgever, product owners, domeinmanagement en gemeentebrede partners.

·       Bereidt ICT-board- en directiebesluiten voor, inclusief geleideformulier, dekking en formatieve gevolgen.

·       Bewaakt beslisser en datum per besluit en escaleert tijdig bij stagnatie.

·       Vertegenwoordigt SZW in concernoverleggen over WMEBV, formulieren en zaaksysteem, afgestemd met de manager Digitalisering.

4. Baten en compliance
·       Bewaakt WMEBV-compliance per proces als stuur- en verantwoordingsindicator.

·       Organiseert effect- en impactmetingen van pilots en onderbouwt de uitrolfase.

·       Volgt met Control de baten uit de business case en structurele kosten (platformdoorbelasting en beheer).

·       Maakt met de betrokken product owners en Control de beoogde baten van de ID-wallet, open banking en de portal voor inwoners expliciet in de business case en volgt deze met effectmetingen, gericht op eenvoudiger aanvragen, minder administratieve lasten en toegankelijkere dienstverlening.

·       Borgt kennisoverdracht en vastlegging om persoonsafhankelijkheid te voorkomen.