Projectmanager binnen transitieplan I&A – Den Haag

De organisatie Informatievoorziening & Automatisering (I&A) is een relatief jonge organisatie, die begin 2023 formeel is opgericht. Aan de reorganisatie die tot de oprichting van I&A heeft geleid, lagen negen strategische doelstellingen ten grondslag. Met de formele oprichting van I&A waren deze negen doelstellingen nog niet gerealiseerd. Om hier verder invulling aan te geven, heeft de transitiemanager I&A in 2024 een integraal transitieplan opgesteld voor de verdere ontwikkeling van I&A.

Het transitieplan omvat een breed pakket aan organisatorische en inhoudelijke veranderingen. Het richt zich onder meer op de verbetering van processen en werkwijzen, de versterking van sturing en governance, de ontwikkeling van medewerkers en leidinggevenden, de organisatiecultuur, de verdere inrichting van de organisatie en de ontwikkeling en uitvoering van de I-visie. Het uiteindelijke doel van het transitieplan is om de negen oorspronkelijke doelstellingen van de reorganisatie te realiseren en I&A verder te ontwikkelen tot een professionele, wendbare en toekomstbestendige organisatie die aansluit op de behoeften van de gemeente.

Sinds de start van de transitie zijn belangrijke stappen gezet. Verschillende verbeteringen zijn inmiddels gerealiseerd en andere ontwikkelingen zijn in gang gezet. Om de voortgang vast te houden en de beoogde resultaten daadwerkelijk te bereiken, is op onderdelen meer gerichte sturing op de uitvoering noodzakelijk.

De transitiemanager I&A is en blijft eindverantwoordelijk voor de strategische aansturing van het transitieplan. Dit omvat het bepalen van de koers, het bewaken van de samenhang tussen de verschillende veranderopgaven en het richting geven aan de verdere ontwikkeling van I&A.

Voor de operationele aansturing en realisatie van specifieke onderdelen van het transitieplan wordt een ervaren projectmanager gezocht binnen transitieplan I&A. De projectmanager vertaalt de strategische kaders en opdrachten van de transitiemanager I&A naar concrete plannen, activiteiten en resultaten. Daarbij ligt de nadruk op het organiseren, coördineren en bewaken van de uitvoering. De projectmanager zorgt voor voortgang, brengt betrokken partijen samen, bewaakt afhankelijkheden en stuurt actief op het behalen van de afgesproken resultaten.

Een belangrijk onderdeel van het transitieplan is de reorganisatie van I&A. Het reorganisatietraject is inmiddels in een nieuwe fase gekomen. In deze fase verschuift de nadruk van het ontwerpen en voorbereiden van veranderingen naar het daadwerkelijk realiseren, implementeren en borgen daarvan in de organisatie. Deze fase vraagt om een gestructureerde aanpak, duidelijke verantwoordelijkheden, actieve voortgangsbewaking en zorgvuldige afstemming met alle betrokken partijen. Daarbij moet rekening worden gehouden met de belangen van medewerkers, leidinggevenden, medezeggenschap en andere betrokkenen binnen de gemeente. De transitiemanager I&A blijft verantwoordelijk voor de strategische koers en de inhoudelijke uitgangspunten van de reorganisatie. De projectmanager is verantwoordelijk voor de coördinatie en aansturing van de uitvoering, binnen de kaders en opdrachten die de transitiemanager vaststelt.

Naast de reorganisatie kan de projectmanager worden ingezet op andere onderdelen van het transitieplan waarvoor aanvullende sturing op de uitvoering nodig is.

Doel van de functie:
De projectmanager is verantwoordelijk voor het plannen, coördineren, aansturen en realiseren van toegewezen projecten en werkstromen binnen het transitieplan van I&A. De projectmanager zorgt ervoor dat strategische doelstellingen worden vertaald naar concrete resultaten en dat de uitvoering binnen de afgesproken kaders voor tijd, budget, kwaliteit en capaciteit plaatsvindt. De functie vraagt om een stevige projectmanager die overzicht houdt, structuur aanbrengt en resultaatgericht handelt in een complexe, politiek-bestuurlijke omgeving. De projectmanager heeft daarbij nadrukkelijk aandacht voor de samenhang tussen de verschillende veranderopgaven, de belangen van betrokken partijen en de afhankelijkheden met andere projecten, programma’s en initiatieven binnen en buiten I&A. Het belangrijkste doel van de functie is het versnellen, beheersen en succesvol afronden van de uitvoering van toegewezen onderdelen van het transitieplan, zodat de beoogde veranderingen daadwerkelijk worden gerealiseerd en duurzaam worden geborgd.

De projectmanager werkt in opdracht van en rapporteert aan de transitiemanager I&A.

Taken en verantwoordelijkheden:
·       Verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing en beheersing van de toegewezen opdrachten en werkstromen.

·       Vertalen van opdrachten en strategische kaders van de transitiemanager I&A naar concrete projectresultaten, activiteiten en mijlpalen.

·       Opstellen en onderhouden van een integraal plan van aanpak voor elke toegewezen opdracht, inclusief doelstellingen, resultaten, planning, capaciteit, afhankelijkheden en risico’s.

·       Inrichten en aansturen van de benodigde werkstromen en onderliggende activiteiten.

·       Bewaken van de voortgang en actief sturen op het behalen van afgesproken resultaten.

·       Signaleren van knelpunten, vertragingen en afwijkingen en tijdig treffen van passende maatregelen.

·       Bewaken van de afgesproken kaders voor tijd, geld, kwaliteit, capaciteit en scope.

·       Zorgen voor heldere afspraken over taken, verantwoordelijkheden en besluitvorming.

·       Onderhoudt actief contact met stakeholders, leidinggevenden, medewerkers en andere betrokken partijen.

·       Herkent politiek-bestuurlijke en organisatorische gevoeligheden en handelt hier zorgvuldig naar.

·       Brengt uiteenlopende belangen bij elkaar en werkt aan draagvlak voor de uitvoering van veranderingen.

·       Bereidt waar nodig besluitvorming voor en zorgt dat besluiten tijdig aan de juiste verantwoordelijken worden voorgelegd.

·       Signaleert mogelijke weerstand en draagt bij aan een zorgvuldige aanpak van veranderingen.

·       Zorgt voor heldere communicatie over de voortgang, resultaten en gevolgen van projecten.

·       Periodiek rapporteren aan de transitiemanager I&A over voortgang, resultaten, risico’s en knelpunten.

·       Adviseren van de transitiemanager I&A over benodigde besluiten, prioriteiten en bijsturing.

·       Stimuleert eigenaarschap en samenwerking bij de betrokken organisatieonderdelen.

Te behalen resultaten:
·       Implementatieplan reorganisatie

Binnen 6 maanden na opdrachtverstrekking is een integraal implementatieplan opgeleverd en vastgesteld waarin ten minste zijn opgenomen:

o   fasering en mijlpalen;

o   besluitvormingsmomenten;

o   communicatiestrategie.

·       Realisatie implementatiefase reorganisatie

De projectmanager zorgt voor uitvoering van het implementatieplan, waarbij:

o   overeengekomen reorganisatieonderdelen zijn gerealiseerd;

o   benodigde besluitvorming is voorbereid;

o   voortgang aantoonbaar is gemaakt.

·       Realisatie onderdelen transitieplan

De projectmanager levert deelprojecten van het transitieplan op, waarbij minimaal 90% van de overeengekomen mijlpalen is gerealiseerd of voorzien van een door opdrachtgever geaccepteerde afwijkingsanalyse.