Inhoudelijk Coördinator Financiële administratie en Projectbeheersing – Haarlem – hybride

De Inhoudelijk Coördinator Financiële administratie en  Projectbeheersing verbindt financiële processen, projectbeheersing en systeeminrichting voor grote provinciale uitvoeringsprojecten

Programma BVS  
Met programma BVS vervangt de opdrachtgever haar bedrijfsvoeringssystemen. De afgelopen 20 jaar is binnen HR, Financiële, Inkoop en Projectbeheersing processen gewerkt met SAP ECC. Op 31 december 2027 eindigt 
de reguliere ondersteuning hiervan. Om continuïteit te borgen en doorontwikkeling mogelijk te maken van deze processen is programma BVS gestart. Binnen dit programma worden in drie projecten aanbestedingen en implementaties gerealiseerd: 
1. Project HR (aanbesteding gerealiseerd, AFAS geselecteerd, implementatie gestart)  
2. Project Fin en Inkoop (aanbesteding gerealiseerd, implementatie wordt voorbereid)  
3. Projectbeheersing (aanbesteding is halverwege)  
De Inhoudelijk Coördinator fungeert als schakel tussen project Fin en Inkoop, project Projectbeheersing en medewerkers van de sector Financiën en -directie Beheer en Uitvoering. 

Opdracht Inhoudelijk Coördinator Projectadministratie en Projectbeheersing 
Als Inhoudelijk Coördinator ben je de verbindende schakel tussen de implementatie van het nieuwe financiële en inkoopsysteem, het nieuwe projectbeheersingssysteem en de betrokken medewerkers binnen de sectoren Financiën 
en de directie Beheer & Uitvoering. 

Je overziet het volledige end-to-end proces waarmee grote provinciale uitvoeringsprojecten worden voorbereid, ingericht, bestuurd en verantwoord. Denk hierbij aan projecten op het gebied van infrastructuur (zowel vernieuweing 
als groot onderhoud), zoals de aanleg en renovatie van bruggen, onderhoud van wegen en andere investerings- en onderhoudsprojecten die door de provincie worden uitgevoerd of uitbesteed. Voor deze projecten is een 
betrouwbare inrichting van projectbeheersing, financiële administratie en verantwoording essentieel. 

Je zorgt ervoor dat keuzes die binnen beide implementatieprojecten worden gemaakt leiden tot een consistente inrichting van projectadministratie, financiële processen en projectbeheersing. Daarbij heb je oog voor de samenhang 
tussen processen, systemen, rollen en informatievoorziening. De GROTIK-aspecten (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit) vormen hierbij een belangrijk referentiekader.

Je verbindt inhoudelijke experts vanuit Financiën en Beheer & Uitvoering, brengt verschillende belangen en perspectieven samen en bewaakt de samenhang tussen procesontwerp, werkwijzen en systeeminrichting. Je neemt 
deel aan werksessies, ondersteunt de uitwerking van functionele en procesmatige vraagstukken en signaleert tijdig de gevolgen van ontwerp- en inrichtingskeuzes voor andere onderdelen van het proces. 

In deze rol heb je specifiek aandacht voor de inrichting van projectstructuren, projectadministratie, financiële sturing en verantwoording binnen grote provinciale projecten. Je brengt afhankelijkheden, risico’s en knelpunten in beeld en zorgt ervoor dat de inrichting van zowel het financiële systeem als het projectbeheersingssysteem aansluit op de behoeften van de organisatie. 

Als coördinator werk je nauw samen met de Financieel Adviseur vanuit de sector Financiën, de Senior Business Consultant Implementatie Financiën en de Business Consultant en adviseur Projectbeheersing. Samen zorgen jullie 
voor een integraal beeld van het end-to-end proces en de benodigde inrichting van de verschillende deelprocessen. Er vind regelmatig overleg plaats met de projectleiders van Fin en Inkoop en Projectbeheersing.

Welke resultaten moeten worden opgeleverd

Onderstaande producten geven een beeld van wat er concreet verwacht wordt van de coördinator. Uiteraard stellen we samen vast hoe dit er exact uitziet.  
1. Een integraal en gedragen procesontwerp voor financiële projectadministratie en projectbeheersing, over de sectoren Financiën en de directie Beheer & Uitvoering heen. 
2. Inzicht in de impact van proces- en inrichtingskeuzes op systemen, processen, rollen, rapportages en verantwoording, zodat besluitvorming goed onderbouwd kan plaatsvinden. 
3. Een consistente inrichting van projecten in zowel het nieuwe financiële systeem als het nieuwe projectbeheersingssysteem. 
4. Geborgde samenhang tussen projectbeheersing, financiële administratie en managementrapportages, gebaseerd op één betrouwbare bron van projectinformatie. 
5. Gedragen keuzes en besluitvorming door effectieve afstemming tussen betrokken stakeholders, waaronder IPMteams, directies, control, financiën en informatievoorziening. 
6. Uniforme werkwijzen en richtlijnen voor projectadministratie, projectbeheersing en financiële verantwoording binnen grote provinciale projecten. 
7. Tijdig inzicht in risico’s, knelpunten en verbetermogelijkheden, inclusief concrete aanbevelingen voor inrichting, processen en governance. 
8. Een werkbare vertaling van kaders en processen naar de praktijk, zodat medewerkers projecten op een uniforme, efficiënte en compliant manier kunnen administreren, beheersen en verantwoorden. 
9. Een inrichting waarbij projectinformatie éénmalig, eenduidig en herbruikbaar wordt vastgelegd, waardoor administratieve lasten worden beperkt en de kwaliteit van stuur- en verantwoordingsinformatie wordt verhoogd. 

De Inhoudelijk Coördinator opereert op het snijvlak van twee samenhangende implementatietrajecten: 

• Projectbeheersingssysteem (PBS): het centrale systeem voor de beheersing en verantwoording van grote provinciale projecten. Het systeem ondersteunt sturing op de GROTIK-aspecten en fungeert als bron voor projectinformatie en verantwoordingsinformatie.
• Financieel & Inkoopsysteem (FIN-INK): het systeem dat de financiële en inkoopprocessen van de provincie ondersteunt. De implementatie raakt de kern van de bedrijfsvoering en heeft directe invloed op projectadministratie, financiële verantwoording en managementinformatie. 

De opdracht vraagt daarom om een kandidaat die niet alleen processen en systemen begrijpt, maar ook de samenhang weet te organiseren tussen projectbeheersing, financiële administratie, informatievoorziening en de verantwoording van 
grote provinciale uitvoeringsprojecten.