Projectleider implementatie Projectbeheersing – Haarlem

Implementatie Projectbeheersingsysteem (PBS) 
Momenteel gebruikt de Provincie twee op maat gemaakte applicaties waarmee de projectbeheersing van provinciale uitvoeringsprojecten wordt voorbereid, ingericht, bestuurd en verantwoord. Het betreft hier voornamelijk  projecten op het gebied van infrastructuur (zowel vernieuwing als groot onderhoud), zoals de aanleg en renovatie van bruggen, onderhoud van wegen en andere investerings- en onderhoudsprojecten die door de provincie worden uitgevoerd of uitbesteed maar ook een aantal bodem- en groenprojecten. Het betreft de zogenaamde ‘EPT’ (de electronische project thermometer) en de tijdschrijfapplicatie ‘CAS’. Deze twee applicaties werken vanaf 1 januari 2028 niet meer omdat SAP ECC dan niet meer gebruikt wordt. Alle processen die EPT en CAS gebruiken moeten gecontinueerd worden. Dat is het eerste doel van de implementatie van het nieuwe Projectbeheersingsysteem. ‘We repareren wat we stuk maken door SAP ECC uit te schakelen’. Naast continuïteit is er een sterke behoefte aan optimalisatie. Er is al breed nagedacht wat er anders kan met moderne projectbeheersing functionaliteit en dit is meegenomen in de scope van de aanbesteding. Na livegang kan dit worden gerealiseerd in een plateau 2 en 3.  
 
Afhankelijkheden 
Parellel aan de implementatie van het PBS vindt de inrichting en implementatie van het nieuwe financiële systeem plaats. AFAS. Dit systeem gaat ook live op 1 januari 2028. Het goed functioneren van het PBS is mede afhankelijk van de keuzes die bij de inrichting van AFAS worden gemaakt. Hier vindt afstemming over plaats in het programmateam en vraagt daarnaast ook inhoudelijke afstemming vanuit de verschillende werkgroepen van de projecten.  
 
Rol en verantwoordelijkheden projectleider 
De projectleider is verantwoordelijk voor de aansturing van het implementatieproject. In de bijlage is de scope plaat van de aanbesteding opgenomen. Dit is een grote verandering voor de Provincie. Met gevolgen voor meerdere afdelingen. En het kan ook spannend zijn voor medewerkers. De Provincie hecht daarom sterk aan het goed meenemen van medewerkers en versterken van verbinding tussen afdelingen. De projectleider stuurt gelijktijdig op de “harde” projectresultaten én op de menselijke kant van de verandering, organiseert dat de gebruikers en belangrijkste stakeholders worden betrokken en zorgt dat taken/ verantwoordelijkheden en samenwerking in het projectteam goed verloopt. De provincie hecht grote waarde aan een soepele overgang voor de betrokken medewerkers, hiervoor is duidelijkheid, inlevingsvermogen en rust belangrijk. De projectleider stuurt het projectteam aan, bewaakt planning, scope, kwaliteit en risico’s en zorgt voor samenhang tussen procesinrichting, systeemconfiguratie en organisatieverandering. Hiervoor werkt de projectleider nauw samen met interne experts vanuit de afdeling directie beheer en uitvoering, de sectoren financiën, informatievoorziening, de andere directies en met de softwareleverancier en eventuele implementatiepartners. Voor alle projecten binnen programma BVS is communicatie- en veranderkundige capaciteit beschikbaar bestaande uit een senior veranderkundigadviseur, senior communicatieadviseur, een veranderkundigmedewerker en communicatiemedewerker. Het is belangrijk dat de projectleider veranderkundige ervaring heeft zonder daar een expert in te hoeven zijn. De projectleider zorgt voor een gestructureerde aanpak van analyse, ontwerp, implementatie en ingebruikname van 
het systeem. Inclusief migratie en integratie. De projectleider organiseert en begeleidt besluitvorming over procesinrichting en systeemconfiguratie en vertaalt inhoudelijke discussies naar heldere keuzes en besluitvoorstellen voor de stuurgroep. Daarnaast zorgt de projectleider voor goede afstemming met andere projecten binnen het 
programma BVS en draagt bij aan een beheerste overgang naar de beheerorganisatie. De projectleider stuurt actief op het werken volgens de best practices van de applicatie en het benutten van standaardfunctionaliteit en het voorkomen van maatwerk. Dit vraagt om een pragmatische aanpak en het tijdig organiseren van besluitvorming. Op die manier blijft de implementatie binnen de planning. Ingebruikname op uiterlijk 31 december 2027 is een belangrijke harde deadline. De projectleider zorgt voor een gestructureerd besluitvormingsproces over de inrichting van het systeem en benut daarbij de inhoudelijke kennis die binnen de organisatie aanwezig is. De projectleider brengt benodigde experts 
samen, faciliteert inhoudelijke discussies over proces- en inrichtingsvraagstukken en zorgt dat deze leiden tot heldere keuzes. Voor besluitvorming binnen het project werken we met een projectstuurgroep. De projectleider vertaalt belangrijke discussies naar onderbouwde adviezen en besluitvoorstellen voor de stuurgroep. Besluiten die het project overstijgen worden samen met de programmamanager in de programmastuurgroep ingebracht. Om deze complexe dynamiek op een succesvolle manier te managen, zorgt de projectleider voor een goede balans tussen resultaatgerichtheid en organisatiesensitiviteit.

Welke resultaten moeten worden opgeleverd  

Projectstart

• Projectplan inclusief governance, planning, risicoanalyse en besluitvormingsstructuur. Aangesloten op de governance en uitgangspunten vanuit programma BVS.
• Plateauplanning concept (basisimplementatie in ‘plateau 1’ en verdere ontwikkeling in ‘plateau 2 en 3’).
• Acceptatieplan voor in beheer nemen applicatie na livegang. – Migratieplan inclusief het plan voor de controle van de kwaliteit en opschoningsactiviteiten. 

Ontwerp 

• Vertalen van projectbeheersingsprocessen naar inrichting 
  van het systeem.  –
• Organiseren en begeleiden van werksessies met inhoudelijke experts.
• Vaststellen plateaus.
• Uitvoeren van proefmigratie (zo vroeg mogelijk in project). 

Implementatie

• Configuratie applicatie (waar nodig besluitvoorstellen 
  voor de projectstuurgroep, inclusief opties, consequenties 
  en advies)
• Draagvlak bij medewerkers en managers – Procesbeschrijvingen aangepaste processen – Benodigde integraties (ism team integraties) – Datamigratie   – Training medewerkers  – Testrapporten (aantonen dat werkzaamheden goed 
  uitgevoerd kunnen worden en data klopt)
• Acceptatie en go live besluit (inclusief ‘back-upscenario’s ’ belangrijke processen) 

Livegang en stabilisatie 

• Deadline: in gebruikname op 31-12-2027. Belangrijke deadline ivm end of life van SAP ECC.
• Continuïteit belangrijke processen – Support voor medewerkers tijdens livegang.
• Proces om issues snel op te lossen.  – Gebruik applicatie en uitvoeren processen zoals ontworpen verder professionaliseren.  

In beheer nemen en doorontwikkelen

• Zorgdragen voor een beheerste overgang naar de 
  beheerorganisatie.
• Plateau 2 en 3 realiseren.