Reference Case Hogeschool van Amsterdam (HvA)
Bergler Software Solutions is betrokken bij de cloudtransitie van een verouderd CMS-systeem. Deze transitie omvat niet alleen de modernisering van de technologie, maar ook ondersteuning bij diverse organisatorische veranderingen, zoals governance en samenwerkingsstructuren. Daarnaast is actief meegewerkt aan het uitbestedingsproces.
Welke uitdaging
Voor de publieke websites heeft de Hogeschool van Amsterdam een maatwerk-CMS in eigen beheer ontwikkeld. Dit systeem voldoet op veel vlakken niet meer aan de wensen van gebruikers en redacteuren, is als monoliet moeilijk onderhoudbaar en het onderliggende CMS-product moet opnieuw worden aanbesteed. Daarom is in 2019 gekozen voor een volledig redesign van de websites en een technische herbouw naar een modern, service-georiënteerd en cloud-native systeem.
Het afstemmen van (non-)functionele requirements bleek binnen het complexe en voortdurend veranderende landschap zo gecompliceerd dat de einddatum van het vernieuwingsproject meerdere keren werd opgeschoven.
Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, heeft de HvA een nieuw programma vastgesteld met als doel het traject af te ronden door vereenvoudiging van organisatie, product en doelstellingen. Daarnaast werd onderzocht of het totale systeem kon worden aanbesteed aan een externe partij.
Oplossing
Het programma definieerde duidelijke doelstellingen en een gestructureerde werkwijze, met nadruk op eenvoud en beheersbaarheid. Dit resulteerde in:
- De opsplitsing in deelprojecten
- Een compacte productvisie voor de hoofdwebsite
- Een gestructureerde manier van samenwerken
Voor redesign en herbouw (het deelproject webvernieuwing) koos het ontwikkelteam voor een iteratieve aanpak. Kleine, door het team zelf gedefinieerde experimenten boden verschillende belanghebbenden concreet inzicht in de gewenste functionaliteiten. Hierdoor kregen de opdrachtgevers een beter beeld van de mogelijkheden en ontstond een gezamenlijke roadmap.
Een breed gedragen en compacte productvisie hielp bij het maken van heldere keuzes.
Daarnaast werden de banden met de architectuurgroep aangehaald. Het ontwikkelteam werkte met hen intensief samen met onder andere het cloudteam, wat leidde tot een cloudinrichting die voldoet aan de gestelde richtlijnen.
In de tweede helft van 2024 werkten alle redacteuren aan de handmatige contentmigratie naar de nieuwe website, een zeer omvangrijk traject. Het ontwikkelteam stemde de roadmap hierop af om de redacteuren optimaal te ondersteunen.
In een ander deelproject besloot de HvA, mede vanwege kostenoverwegingen, tot uitbesteding van het gehele systeem. Specialisten op het gebied van inkoop, CMS-systemen en security verzamelden de functionele en non-functionele requirements en verwerkten deze in een Europese aanbesteding.
De impact van Bergler
Bergler Software Solutions speelde via de inzet van een scrummaster, later product owner, een belangrijke rol bij:
- Het isoleren van verschillende deelproblemen, zodat deze parallel of na elkaar konden worden opgelost
- Het structureren van de samenwerking met architecten en het cloudteam, waardoor technische uitdagingen breed gedragen oplossingen kregen
- Het verbeteren van de efficiëntie van sprints en het verkorten van doorlooptijden, wat de voorspelbaarheid vergrootte
- Het introduceren van een experimentele werkwijze om het requirementproces op gang te helpen
- Het realiseren van besparingen op de clouduitgaven
De businesscase voor de uitbesteding van het gehele systeem leidt naar verwachting tot een significante kostenbesparing, zonder daarbij te veel in te leveren op functionaliteit. De product owner was intensief betrokken bij het opstellen van de aanbestedingsdocumentatie en -procedure en fungeerde als lid van de gunningscommissie.
Aanbevelingen en valkuilen
Werken binnen een complexe organisatie
Wanneer, zoals bij de HvA, veel groepen en collega’s betrokken zijn, is het belangrijk om per belanghebbende groep vaste aanspreekpunten aan te wijzen en duidelijke overlegstructuren in te richten. Dit beperkt het aantal contactmomenten, vergemakkelijkt de informatiedeling en vergroot het draagvlak.
Werken via experimenten
Het ontwikkelteam nam het vaststellen van requirements in eigen hand door kleine experimenten uit te voeren. De resultaten hiervan werden gebruikt als basis voor overleg en besluitvorming. Deze aanpak had een positieve impact op zowel de voortgang als de kwaliteit van het eindproduct.
Blijf de business case valideren
De Hogeschool van Amsterdam heeft de businesscase voor een maatwerk-CMS in eigen beheer opnieuw beoordeeld. Vanwege gewijzigde omstandigheden koos de organisatie uiteindelijk voor uitbesteding, wat op lange termijn kostenbesparend is.