Projectleidingsdiensten t.b.v. VTH-applicatie – Amersfoort

Over SAW@ en de VTH-applicatie SaW@ is drukdoende met het opnieuw inkopen van een VTH-applicatie. De gezochte applicatie betreft een generieke door een externe leverancier gehoste SaaS-oplossing. De voorbereiding van de aanbesteding is in volle gang en de uitvoering daarvan zal naar verwachting 1 september 2025 zijn afgerond.

Na afronding van de aanbesteding volgt de transitie, dat wil zeggen de implementatie van en de migratie naar de nieuw ingekochte VTH-applicatie bij de in totaal 11 aan SaW@ deelnemende organisaties. Onderdelen van de transitie betreffen onder meer het inrichten van alle bestaande koppelingen, het opschonen van data en bestanden in PowerBrowser en Doclink, de migratie van de data naar de opnieuw in te kopen VTH-applicatie, het opnieuw inrichten van bestaande maatwerkrapportages en bestaande standaard documenten met bijbehorende macro’s, alsook het opleiden van functioneel beheerders en gebruikers. De feitelijke implementatie en migratie dient uiterlijk 1 oktober 2027 te zijn afgerond.
SaW@ voert de centrale regie over de transitie en richt daartoe een centraal transitieteam onder leiding van een centrale projectleider. De komende leverancier heeft een belangrijke rol in de transitie en levert daarvoor een plan van aanpak.

Naast het centrale transitieteam heeft iedere deelnemer aan SaW@ een lokale transitieleider aangesteld met de bedoeling om onder regie van de centrale projectleider en in samenwerking met de komende leverancier zorg te dragen voor de transitie in de eigen organisatie.

Rijkswaterstaat is de contracthouder en penvoerder. De eisen die worden gesteld aan het contract moeten door het project tijdens de transitie worden opgeleverd en geborgd.

Opdrachtnemer levert projectleidersdiensten voor de transitie van de bestaande VTH-applicatie naar de nieuw ingekochte VTH-applicatie.

De projectleiders diensten omvatten op hoofdlijnen de volgende te leveren diensten: •Opdrachtnemer draagt zorg voor de overall planning en coördinatie van de transitie naar de opnieuw ingekochte VTH-applicatie;
• Opdrachtnemer draagt zorg voor de succesvolle afronding van de transitie, evalueert het proces tussentijds en documenteert leerpunten voor toekomstige projecten;
• Opdrachtnemer geeft leiding aan het centrale transitieteam en werkt samen met de door de deelnemers aangestelde lokale projectleiders ‘Transitie’;
• Opdrachtnemer voert regie over de leverancier als het gaat om de transitie, toetst bij oplevering of de leverancier voldoet aan de in de acceptatieprocedure opstelde criteria en waarborgt dat alle projectresultaten voldoen aan de gestelde kwaliteitsnormen door middel van regelmatige kwaliteitscontroles en audits;
• Opdrachtnemer onderhoudt een open en regelmatige communicatie met alle betrokkenen en rapporteert de VTH-managers, de programmamanager SaW@ en de stuurgroep SaW@ over de voortgang van de transitie;

• Opdrachtnemer identificeert mogelijke risico’s en ontwikkelt ter beperking of beheersing daarvan mitigerende maatregelen, stemt deze af met de lokale projectleiders, de programmamanager SaW@, de VTH-managers, de stuurgroep SaW@ en uiteraard de komende leverancier;
• Opdrachtnemer grijpt in wanneer de transitie niet naar behoren verloopt en handelt in voorkomende gevallen escalaties richting de VTH-managers, de programmamanager of de stuurgroep SaW@ af,
op zodanige wijze dat er sprake is van een van Opdrachtgeverszijde beheerst geleid implementatieproces van de nieuwe VTH-applicatie.