Introductie
Voor Hogeschool InHolland zijn wij op zoek naar een Projectleider voor 24 uur per week.
Organisatie
Inholland heeft met haar 8 vestigingslocaties en ca. 100 opleidingen, waarvan ca. 82 actief, verspreid over die verschillende locaties een deels gefragmenteerde ondersteuningsorganisatie. Inholland heeft vanuit het verleden geen traditie van archiveren.
Er is, als er gearchiveerd wordt, geen standaard werkwijze en proces voor archivering. Voor zover er gearchiveerd wordt is dat in een fysiek archief. De Selectielijst hogescholen is nog niet geïmplementeerd.
Het project is in 2024 gestart met een eerste proces koppelen aan Djuma (het uitgeven van getuigschriften formeel proces ‘062 Examens’ van de Selectielijst Hogescholen).
Parallel aan de implementatie speelt ook het uitfaseren van Edocs/opentext bij onder andere Financiën, CSA (Centrale Studenten Administratie) en HR. Hier is veel afstemming/coördinatie, met een belangrijke verandercomponent, nodig met de betreffende afdelingen in nauwe samenwerking met de recordmanager.
Stip op de horizon
Binnen twee jaar is binnen de hogeschool een kritische massa ontstaan van mensen die archivering en informatiehuishouding hebben omarmd (strategisch, tactisch en operationeel).
De kennis over archivering en archiveringprocessen is duurzaam geborgd binnen de organisatie.
De uitvoering van dit project, en jouw inzet daarbinnen, draagt daar voor een belangrijk deel aan bij.
Inholland heeft geen archiefsysteem. Dat bood ons de mogelijkheid om archivering ‘from scratch’ op te bouwen.
In de aanloop naar het aanbestedingstraject is ontwerp- en denkwerk verricht.
We hebben een informatiemodel en metadatamodel ontwikkeld. We hebben ons daarbij laten inspireren door de ontwikkelingen bij de gemeentelijke overheden (GEMMA en TMLO).
Op basis van de Selectielijst Hogescholen hebben we een onderverdeling in dossiers aangebracht. We hebben acht verschillende soorten dossiers gedefinieerd:
1. Het studentendossier (Zie Figuur 1 Overzicht van de processen van het studentendossier);
2. Het personeelsdossier;
3. Het opleidingsdossier;
4. Het dossier van Bestuurszaken en Juridische Zaken;
5. Het onderzoek dossier;
6. Het dossier van Facilitaire Zaken;
7. Het dossier van Finance & Control (incl. Inkoop);
8. Het dossier van Communicatie.
Functie
Vanwege de specifieke situatie van de hogeschool (geen traditie van archiveren) is het essentieel dat de projectleider, naast technische projectleiding, vooral de rol van wegbereider en veranderaar neemt.
Dat betekent:
· Proactief werken aan verandering aan de business kant. Weerstand herkennen en wegnemen. Gevoel voor interne politieke issues, strategie en gevoeligheden. Vooral acteren op strategisch en tactisch niveau en kunnen schakelen daartussen.
· Zien wat er gedaan moet worden; wat de essentiële veranderissues zijn en daarop sturen.
Kennis over en inzetten van informatiemanagement:
faciliteren van de communicatie tussen verschillende afdelingen om de informatie-uitwisseling te bevorderen. Mogelijke barrières herkennen en wegnemen, vertrouwen creëren.
Functie-eisen
- Jij bent de projectleider die in staat is om snel de context te pakken hoofd- en bijzaken te onderscheiden;
- Jij bent in staat ideeën te vertalen in een plan van aanpak;
- Jij hebt de skills om contextsensitief te acteren;
- Jij herkent en erkent expertise maar kan ook tegenwicht bieden;
- Jij bent standvastig en tegelijkertijd waar nodig flexibel in het aanbrengen van focus en prioriteiten;
- Jij bent in staat de organisatie te doorgronden en snel te reageren en te acteren binnen de bandbreedte van het doel en resultaat;
- Jij neemt de ruimte om te handelen, binnen projectcontext, met de diverse stakeholders;
- Je krijgt mensen mee en stelt hen in staat de juiste acties uit te voeren.
Dit zijn harde eisen. Tijdige oplevering projectresultaten. Te weten: bedrijfsprocessen van uitgifte propedeutisch getuigschrift en eindgetuigschrift gekoppeld aan Djuma productieomgeving waaronder het uploaden naar Djuma via SharePoint, en het regelmatig rapporteren aan de stuurgroep: voortgangsrapportages en indien nodig exception reports.
Aanbod
Gewenste startdatum: z.s.m.
Initiële einddatum: 31 mei 2025
Optie op verlenging: ja
Aantal uur per week: 24
Reageren voor: vrijdag 7 februari 17:00u
Inlichtingen
Max Hermens 06-53607357
mhermens@bergler.nl
Sollicitatie
Max Hermens 06-53607357
mhermens@bergler.nl