Programmasecretaris – ‘s-Gravenhage

Introductie

Voor de IND zijn wij op zoek naar een Programmasecretaris.

Functie

De focus van de werkzaamheden voor de programmasecretaris TIV ligt voor 2/3 van de tijd op:

• Het organiseren van events waarbij door de programmasecretaris ook een inhoudelijke bijdrage geleverd wordt (hackatons, informatiecarrousel, kennisevents)

• Begeleiden en inhoudelijke advisering over de communicatie(strategie)

• Ontsluiten van kennis t.b.v. de organisatie (niet de ontsluiting van de kennis t.b.v. het project)

• Inhoudelijk adviseren over de te volgen change/transitie./transformatie-aanpak

• Operationele en tactische verantwoordelijkheid voor de realisatie van (deel)changes

• Actieve rol in het stakeholdermanagement waaronder het bijhouden van de ontwikkeling die stakeholders doormaken tijdens de uitvoering van het programma en adviseren over hoe stakeholders ingezet kunnen worden t.b.v. het programma

• Uitdragen van het SAFe gedachtegoed/Agile aanpak en waar mogelijk begeleiden van projectteamleden in het gebruik van het SAFe gedachtegoed/agile aanpak

• Inrichten van een programmabureau

• Voor ongeveer 1/3 van de tijd ben je verantwoordelijk voor:

• Organisatie en administratieve voorbereiding van het kernteam overleg cluster digitale transformatie

• Verantwoordelijk voor stukkenstroom, verslaglegging van inhoudelijke sessies, bijhouden van actie en besluitenlijsten en follow up, versturen van vergaderverzoeken/afspraken, plannen, opzet jaar vergaderplanning

• Verantwoordelijk voor onboarding nieuwe teamleden

• Organisatorische, logistieke en inhoudelijke ondersteuning en algemeen advies geven aan programmamanagement

• Verbindende schakel vormen tussen mensen en deelprojecten• Op orde houden van documentatie op sharepoint

• Bijhouden van integrale planning, organogram en accountverdeling, zorgdragen voor (in)formele berichtgeving/informatieverstrekking binnen het cluster


De IND is voortdurend in beweging. Zo worden er als gevolg van wettelijke, technologische en geopolitieke ontwikkelingen of ontwikkelingen in de bestuurlijke of ketensamenwerking andere en nieuwe eisen en wensen gesteld aan de informatievoorziening. Daarnaast ervaart de IND dat ten aanzien van het kernsysteem INDiGO steeds vaker tegen functionele en technologische grenzen aan wordt gelopen.


De noodzaak tot het grondig herinrichten van de informatievoorziening lijkt dan ook steeds belangrijker te worden. Het inrichten van een nieuwe informatievoorziening is ingrijpend, het vergt veel van een organisatie. Er dienen technologische veranderingen doorgevoerd te worden, organisatieaanpassingen, mensen moeten opgeleid worden in een veranderende manier van werken, processen en procedures wijzigen en dat allemaal terwijl de IND onder hoge drukhaar kerntaken gewoon moet kunnen blijven uitvoeren. Een verandering als voornoemd is te bestempelen als een digitale transformatie. Een transformatie naar een IND die met de inzet van moderne digitale technologieën informatie gestuurd kan gaan werken zodat zij haar kerntaak effectiever en efficiënter kan uitvoeren en besturen.


Het project toekomstgerichte informatievoorziening ondersteunt en begeleidt de IND bij de realisatie van die digitale transformatie. Gezien de omvang van de digitale transformatie heeft het projectmanagement van TIV de behoefte aan ondersteuning van een programmasecretaris die administratieve, logistieke en inhoudelijk ondersteuning kan bieden binnen het project TIV

Functie eisen

• HBO opleidingsniveau

• Ervaring met werken met programma’s binnen een programmabureau

• Consultancy ervaring op het snijvlak van ICT

• Ruime ervaring met programma- en projectondersteuning vanaf de pré intiatiefase t/m de in beheername


Wensen:

• Analytische vaardigheden

• Sterke schriftelijke(visualisatie) en mondelingen communicatieve vaardigheden

• Organisatie vaardigheden

• Flexibel en probleemoplossend

• Zelfstandige teamspeler

• Resultaatgericht

• Politiek-bestuurlijk sensitief


• Je hebt ervaring in een interne en/of externe organisatieadviesrol, liefst bij de overheid;

• Je bent een stevige gesprekspartner en weet daarbij als geen ander verbinding te maken op alle niveaus door de hele organisatie;

• Je krijgt mensen in beweging;

• Je beschikt over organisatiesensitiviteit, hebt een helikopterview en bent sensitief;

• Ruime ervaring met programma- en projectondersteuning vanaf de (pre)-initiatiefase t/m in beheer name

• Kennis van en meerjarige ervaring met methoden/technieken/standaarden voor projectmanagement zoals MSP, PRINCE2, Agile

• Ervaring met ondersteunen van programmamanagers over de opzet, inrichting en uitvoering van de administratie binnen het programma.

• Je hebt een can/do mentaliteit

Aanbod

Gewenste startdatum: dinsdag 1 oktober 2019

Initiële einddatum: woensdag 30 september 2020

Optie op verlenging: ja

Tarief: Marktconform

Deadline: Dinsdag 17 september

Inlichtingen

Silvano Fluit 076 – 57 20 200

Silvano FluitProgrammasecretaris – ‘s-Gravenhage