Coördinator Verandering & Communicatie – HAARLEM
Introductie
Voor onze eindklant in Haarlem zijn we opzoek per naar een Coördinator Verandering & Communicatie voor 32 uur per week.
Organisatie
De organisatie vervangt de huidige (20 jaar oude) bedrijfsvoering systemen. De ondersteuning hiervan eindigt en het systeem sluit niet meer aan op de ontwikkelingen in bedrijfsvoering en dienstverlening. Om deze vervanging integraal en tijdig te realiseren én om processen te moderniseren en te standaardiseren is programma Bedrijfsvoering systemen (BVS) gestart.
Programma BVS selecteert en implementeert applicaties voor:
1) De HR en salaris processen,
2) Financiële en een deel van de inkoopprocessen;
3) Het beheersen van grote projecten (o.a. ontwikkeling en beheer infrastructuur).
Naast de noodzakelijke vervanging benut de organisatie met de uitvoering van programma BVS een aantal belangrijke kansen. Daarbij kan gedacht worden aan efficiëntere processen, betere sturingsinformatie en een basis om werkwijzen de komende jaren verder te ontwikkelen. De organisatie zet de stap van maatwerk naar standaard applicaties en werkwijzen. Om zichzelf niet vast te zetten in complex eigen beheer, maar mee te groeien met de IT-ontwikkelingen in de markt.
Voor medewerkers die met het huidige bedrijfsvoeringsysteem werken betekent programma BVS een grote verandering in hun dagelijkse werkzaamheden. Voor alle medewerkers in de organisatie geldt: meer self-service in de HR processen en werkwijzen die volgens standaarden worden uitgevoerd en minder vrijblijvend zijn dan nu soms het geval is. Het zwaartepunt ligt in 2026 bij de implementatie van het nieuwe HR systeem (go-live per 1 januari 2027) en vanaf 2027 bij nieuwe systemen voor FIN, Inkoop en Projectbeheersing.
Voor het uitvoeren van een samenhangende veranderaanpak beschikt de organisatie niet over voldoende interne capaciteit en specialistische ervaring. Daarom wordt deze offerteaanvraag gedaan voor de inzet van een Coördinator Verandering en Communicatie.
Functie
De opdracht betreft een resultaatverplichting.
Positionering
– Je bent de trekker van de werkgroep Verandering en Communicatie.
– Deze werkgroep is allereerst onderdeel van het project HR. Daarin werk je onder verantwoordelijkheid van de projectleider.
– De werkgroep is verantwoordelijk voor het plannen, uitdenken en realiseren van alle veranderinterventies en communicatie-uitingen
Dit wordt gedaan op basis van een veranderplan dat al vastgesteld is.
-Uiteraard leert de werkgroep ook gaandeweg en kan het zijn dat het veranderplan en de interventies bijgesteld moeten worden.
-De werkgroep zal daarnaast ook voor de andere twee projecten binnen programma BVS de verandering ondersteunen.
-Daarmee werk je uiteindelijk voor drie projecten en heb je ook regelmatig contact met de programmamanager om te zorgen dat er waar nodig één lijn zit in de veranderaanpak.
-In 2026 zal het grootste deel van de werkzaamheden worden uitgevoerd voor het project BVS HRS om de verandering voor te bereiden voor de go-live van 1/1/27.
-Vanaf 2027 ligt de focus op de werkzaamheden voor FIN en Inkoop en projectbeheersing.
-De werkgroep bestaat naast de te werven coördinator uit:
o Een veranderkundig adviseur vanuit de organisatie(4u p/wk)
o Een communicatie adviseur vanuit de organisatie (8u p/wk)
o Een communicaiemedewerker (24u p/wk)
o Twee werkgroepmedewerkers (12u en 36u p/wk)
o Aangevuld per project met een lid vanuit de OR en 2 medewerker die de verandering dagdagelijks gaan ervaren.
Functie-eisen
De opdrachtnemer is resultaatverantwoordelijk voor het uitvoeren en bijsturen van het veranderplan. Dat doet de opdrachtnemer samen met de werkgroepleden. De verantwoordelijkheid voor het plannen en de coördinatie die hierop nodig is ligt bij de opdrachtnemer. Het veranderplan laat op hoofdlijnen zien wat er nodig is. Dit moet vertaald worden in concrete interventies en communicatie-uitingen die vervolgens gepland en gerealiseerd moeten worden.
Het veranderplan voor project HR is gereed, de veranderplannen voor Fin en Inkoop en Projectbeheersing zijn in de maak. De realisatie van deze plannen valt ook binnen de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer. Hierbij gelden kaders vanuit de organisatie (ingebracht door de veranderkundig adviseur) en de opdracht vanuit de programmamanager om één veranderkundige lijn in de veranderplannen van de projecten te houden.
Resultaatverplichtingen op programmaniveau
– Zicht op fasering en samenhang tussen de verandering in drie projecten
-Borging van samenhang en leren tussen veranderactiviteiten van projecten
Resultaatverplichtingen op projectniveau
-Zorgdragen voor een goed functionerende werkgroep
-Uitvoering geven aan veranderplan HR (aansturen van ontwerp, realisatie en bijsturing van interventies en communicatie-uitingen)
-In afstemming met veranderkundig adviseur vormgeven van veranderplannen Fin en Inkoop en Projectbeheersing. Inclusief impactanalyse per doelgroep en aandacht voor OR-wensen.
-Planning van interventies, trainingen en communicatie-uitingen. Zorgen dat alles tijdig wordt uitgevoerd en daarmee het begeleiden van verschillende doelgroepen in de benodigde verandering.
-Inrichting en uitvoering van een adaptatiemeting en rapportage van signalen en trends vanuit gebruikers en leidinggevenden. Coördineren vervolgstappen/ bijsturing vanuit deze rapportage.
-Faciliteren van werksessies
Eisen:
-Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met het begeleiden en realiseren van organisatieveranderingen, waarbij je aantoonbaar hebt bijgedragen aan de invoering van nieuwe processen, werkwijzen en/ of systemen.
-Je hebt als projectleider, veranderspecialist of vergelijkbare rol gewerkt aan minimaal twee grootschalige IT- of bedrijfsvoeringsveranderingen binnen organisaties met meer dan 1.000 medewerkers.
Gewenste competenties:
-Ervaring binnen de overheid; kennis van de dynamiek van Provincies is een pré.
-Samenwerkingsgericht; werkt effectief samen met de werkgroep en andere betrokkenen om gezamenlijke resultaten te realiseren.
-Je krijgt er energie van om actief contact met medewerkers, leidinggevenden en andere betrokkenen te onderhouden. Daardoor ben je bent zichtbaar en benaderbaar in organisaties waar je voor werkt.
-Resultaatgericht en daadkrachtig; neemt initiatief, houdt focus op afspraken en zet plannen om in concrete acties.
-Vaardig in begeleiden van werksessies; ontwerpt en begeleidt werksessies die leiden tot inzicht, betrokkenheid en veranderbereidheid.
-Didactisch sterk; kan complexe veranderingen begrijpelijk maken en vertalen naar effectieve trainingen en ondersteuning voor gebruikers.
-Omgevingsbewust en luistervaardig; houdt actief vinger aan de pols bij stakeholders en weet behoeften en signalen tijdig op te halen.
Aanbod
Gewenste startdatum: 1 september 2026
Initiële einddatum: 1 september 2027
Optie op verlenging: ja
Aantal uur per week: 32 uur
Reageren voor: 17 augustus voor 17:00 uur
Inlichtingen
Jolien Smits 0639533113
jsmits@bergler.nl
Reageren voor: 17 augustus voor 17:00 uur
Sollicitatie
Jolien Smits 0639533113
jsmits@bergler.nl