Introductie

Voor Stichting Kennisnet zijn we op zoek naar een Allround Programma Ondersteuner voor 32 uur per week.

Organisatie

Goed onderwijs legt de basis voor leven, leren en werken en daagt leerlingen en studenten uit om het beste uit 
zichzelf te halen. Dat vraagt om onderwijs dat inspeelt op sociale, economische en technologische 
ontwikkelingen. Kennisnet ondersteunt scholen bij een professionele inzet van ICT.

Kennisnet zorgt ervoor dat technologie wordt benut om de kwaliteit en toegankelijkheid van het onderwijs te 
verbeteren en veiligheids- en ICT-risico’s te beheersen. Kennisnet is penvoerder van het programma Impuls 
Open Leermateriaal (IOL). In dit meerjarige programma wordt met diverse projectpartners samengewerkt in het 
publieke onderwijsdomein. IOL heeft als belangrijkste doel: het bereiken van een doorbraak in het gebruik van 
open leermateriaal in het primair, gespecialiseerd en voortgezet onderwijs. Kennisnet is hoofdopdrachtnemer van 
het programma. Meer informatie over het programma is te vinden op de website (www.openleermateriaal.nl). 

Impuls Open Leermateriaal is een programma dat zich richt op toepassingen en inzet van open leermateriaal in 
basisonderwijs, gespecialiseerd onderwijs en voortgezet onderwijs met als doel de kwaliteit van het onderwijs te 
versterken. Er werken ongeveer 35 collega’s; zzp’ers en collega’s vanuit partnerorganisaties. We zijn een jonge 
programma-organisatie en tegelijkertijd volop in de uitvoering en continu bezig met verantwoording en 
rapportages. Bij ons werken betekent dat je je thuis voelt in een dynamische omgeving waarin bekwame 
kenniswerkers met een onderwijshart in een hoog tempo bezig zijn met onze ambities. Er is geen hiërarchische 
structuur, het werk komt vanzelf op je af en geen dag is hetzelfde.

Functie

Als allround programma-assistent bij Impuls Open Leermateriaal (0,8 fte) speel je een cruciale rol in het 
ondersteunen van verschillende operationele aspecten van het programma. Je dagen zijn gevuld met: het 
inplannen van (online) afspraken, overige taken m.b.t. agenda-management, administratieve werkzaamheden 
zoals aanmaken van inkooporders en het bijhouden van deelnemerslijsten voor bijeenkomsten van het 
programma, Je bent in staat zelfstandig je eigen werk te organiseren en te prioriteren, je bent kwaliteitsgericht en 
weet je collega’s positief te verrassen door anderen net een stapje voor te zijn en ze te ontzorgen. Dit laatste is 
erg belangrijk; je moet er glimmende ogen van krijgen om anderen door jouw werkzaamheden te ontzorgen en je 
zet daarvoor graag pro-actief de extra stap: ‘Zal ik het even voor je doen?’. Je schrikt niet van hectiek, je floreert 
in je rol als betrouwbare steun en toeverlaat en je hebt gevoel voor omgaan met stakeholders in je communicatie.

Taken en verantwoordelijkheden in grote lijnen:

Administratieve Ondersteuning:
• Beheren van de programma-administratie, inclusief het bijhouden en ordenen van documenten.
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen en (laten) opvolgen van actiepunten.
• Het ondersteunen bij de organisatie van interne en externe evenementen, inclusief bij het zoeken naar 
geschikte locaties, aanmaken van inkooporders, versturen van uitnodigingen, opstellen en bijhouden van 
deelnemerslijsten, naambadges voorbereiden en aanwezigheid en ondersteuning tijdens de uitvoering 
van het event.

Communicatie en correspondentie:
• Het plannen, (grammaticaal) controleren en verzenden van interne en externe communicatie zoals eu0002mails, nieuwsbrieven en presentaties.
• Verbinden van stakeholders aan de juiste collega’s en desgewenst voorzien van gevraagde informatie.

Samenwerking:
• Ondersteunen van collega’s bij de organisatie en uitvoering van geplande en spontane operationele 
programma-activiteiten.
• Faciliteren van informele bijeenkomsten op kantoor zoals de maandelijkse borrel.

Rapportages: 
• Verzamelen van gegevens voor voortgangsrapportages en evaluaties en informatie hierover ophalen bij 
sleutelpersonen binnen het programma.
• Fine-tuning en controleren van rapportages en presentaties. 

Informatiebeheer:
• Bijhouden van relevante documentatie en archieven. Het beheren van de Teams-omgevingen, inclusief 
het bijhouden van de documenten en de regie voeren op de mappenstructuur.
• Zorgen voor een gestructureerde en toegankelijke opslag van informatie in de Teams-omgevingen.
• Verantwoordelijk voor de map met inwerkdocumenten en zorgen voor beschrijven en uitvoeren van 
processen rondom onboarding.

Ondersteuning van Teamleden:
• Verantwoordelijk voor het administratieve wervings- en onboardingstraject van nieuwe collega’s. 
• Assisteren van collega’s bij ad hoc taken en project gerelateerde activiteiten.
• Bijdragen aan een positieve en samenwerkingsgerichte werkomgeving.
• Collega’s ondersteunen bij vragen en hen voorzien van de juiste informatie of adequaat doorverwijzen.

Functie-eisen

• Minimaal een mbo-opleiding passend bij deze rol en meerjarige ervaring als ondersteuner in een 
complexe organisatie met veel hoogopgeleide kenniswerkers.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en een positieve en pro-actieve werkhouding. 
• Excellente communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent het visitekaartje van 
Impuls Open Leermateriaal.
• Bekwaamheid in het gebruik van Microsoft Office; met name ervaring in Teams- en Sharepointomgevingen.
• Het geeft je energie om collega’s optimaal te ontzorgen.
• Accuratesse en oog voor kwaliteit en detail.
• Flexibiliteit en het vermogen om te floreren in een zeer dynamische omgeving.
• Een hart voor onderwijs is noodzakelijk en kennis van het onderwijsveld is een pré.

Aanbod

Gewenste startdatum: 10 juni 2024

Initiële einddatum: 31 december 2024

Optie op verlenging: Ja

Aantal uren per week: 32 uur

Reageren voor: 23 mei 1300 uur

De gesprekken vinden plaats op 29 mei tussen 10.00 en 15.00 uur

Inlichtingen

Ingmar van der Valk 06 – 81270464

ivandervalk@bergler.nl

Sollicitatie

Ingmar van der Valk 06 – 81270464

ivandervalk@bergler.nl